De Belgische Quilters Vereniging vzw (BQV) vindt uw privacy belangrijk en hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.  In deze privacyverklaring willen we u dan ook duidelijk informeren over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. 

Introductie

Dit is de privacyverklaring van de Belgische Quilters Vereniging vzw (BQV), met maatschappelijke zetel te Maria Theresialaan 41, bus 1.1., 1800 Vilvoorde, België en met ondernemingsnummer BE0449.179.185.Wenst u na het doornemen van onze privacyverklaring meer informatie over uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Belgische Quilters Vereniging vzw (BQV), dan kan u ons contacteren via het contactformulier.
Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onze leden, onze vrijwilligers, bezoekers van onze website, lezers van onze nieuwsbrief en deelnemers aan onze activiteiten. Dit zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen.

Uw persoonsgegevens

De Belgische Quilters Vereniging vzw (BQV) respecteert de privacy wetgeving en behandelt al uw persoonsgegevens vertrouwelijk. 

a.    Verzamelen van de persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens op verschillende manieren, nl via:

Onze  website www.belgiumquilt.be 

• uw naam, adres, e-mailadres en andere gegevens, bij het invullen van formulieren op onze website 
• alle informatie met betrekking tot de pagina's die u op onze site geraadpleegd heeft
• alle informatie die nodig is om onze diensten voldoende te kunnen uitvoeren en u op de hoogte te houden van de status hiervan 
• Email of rechtstreeks contact
• uw naam, adres, e-mailadres, telefoon- en/of GSM nummer en andere gegevens, bij het verstrekken van informatie, bij inschrijvingen of bij invullen van documenten voor administratieve verwerking

Online tools

Uw naam, e-mailadres, telefoon- en/of GSM nummer en andere gegevens, bij het aanmelden bij onze activiteiten en onze community

Wij gebruiken de verzamelde gegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen hebben.
Door lid te worden van de BQv geeft u ons de toestemming om uw gegevens te verwerken, zoals beschreven in onderhevig statement.

b.    Verwerken van de persoonsgegevens van onze leden

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het volgende:

• De inschrijving als lid en het ontvangen van het lidgeld
• Het verzenden van ons ledenmagazine Quilt Info
• Het organiseren van onze nationale ledendag(en), nationale evenementen, provinciale dagen
• Het organiseren van tentoonstellingen
• Het organiseren van workshops, midweek en weekends
• Het informeren over recent nieuws en over de recentste ontwikkelingen van de BQV en over het quilt- en patchwork netwerk in het algemeen
• Het informeren via nieuwsbrieven (offline en online), in verband met evenementen, opleidingen, lezingen, events, beurzen en (social media) campagnes

Volgende gegevens kunnen maximaal gevraagd worden:

• Voornaam & naam
• Adres
• Telefoon- en/of GSM nummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Geslacht
• Geboortedatum
• Taalrol

Wij verwerken uw persoonsgegevens, indien van toepassing, voor facturatiedoeleinden. Bijkomende gegevens kunnen maximaal gevraagd worden:

• Bedrijfsnaam
• BTW nummer
• Contactpersoon

c.    Verwerken van de persoonsgegevens van vrijwilligers

Zie bovenstaand punt. b. Daarnaast worden de gegevens van onze vrijwilligers ook bijgehouden door het secretariaat, met de vermelding van de functie (omschrijving) en de startdatum van hun rol.

d.    Bewaren van de persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn en volgens de toepasselijke regelgeving.  Als algemene regel houden we persoonsgegevens maximaal 5 jaar, na het laatste gebruik, bij. Voor de financiële administratie maximaal 7 jaar. Enkel op uw expliciete vraag worden uw persoonsgegevens voor het verlopen van vermelde termijn verwijderd.

e.    Beveiligen van de persoonsgegevens 

Wanneer wij uw gegevens overdragen of ontvangen op onze website, gebruiken wij altijd de coderingstechnologieën die erkend worden als gangbare standaarden binnen de IT-sector. 
Om de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens te garanderen, zorgen we ervoor dat we beschermd zijn tegen antivirus, malware en andere aanvallen, zoals hacking. We zorgen eveneens voor een back-up van deze gegevens.

Foto’s gemaakt tijdens BQV evenementen en activiteiten, gebruik

Het deelnemen aan alle evenementen en activiteiten van het BQV, houdt de toelating in om foto’s te maken en te publiceren op onze website, in ons magazine Quilt Info en onze sociale media. Op deze foto’s kunnen deelnemers en bezoekers soms herkenbaar zijn. Dit behoudens tegenbericht via een schriftelijk bezwaar gestuurd naar het secretariaat.

Uw rechten als gebruiker
U hebt de volgende rechten:  

• Recht op toegang tot je gegevens en hoe we deze verwerken  
• Recht op wijziging of correctie van je gegevens 
• Recht om vergeten te worden en uit alle databanken verwijderd te worden  
• Recht om je toestemming in te trekken   
• Recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk stop te zetten 

Hierboven in deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij om hierover direct contact met ons op te nemen. 
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming, als u vind dat uw persoonsgegevens op onrechtmatige wijze verzameld en verwerkt worden.

Wijziging privacyverklaring

De BQV kan haar privacyverklaring wijzigen. Deze wijziging zal aangekondigd worden op onze website www.belgiumquilt.be
Deze privacyverklaring werd het laatst geüpdatet op 26 juni 2023.